座長・演者の皆様へのご案内

座長の皆様へ

Ⅰ. 進行について

1. 特別講演の座長
個別にメールでご案内いたします。
2. シンポジウムの座長
ご担当プログラムは、日程表に記載されている時間通りにすすめますので、時間厳守に努めていただきますようご協力お願いいたします。シンポジウムやパネルディスカッションで最後に討論をご予定されている場合、討論時間には充分お気をつけください。
3. 一般演題の座長
1演者あたり、発表時間12分、質疑応答3分 計15分です。進行は座長に一任いたします。時間厳守に努めていただきますようご協力お願いいたします。

Ⅱ. 担当プログラムへの座長としての登壇(参加)方法

オンライン開催のため、WEB会議ツール「Zoom」を使用いたします。Zoomを初めて利用される場合は、事前にアプリケーションのダウンロードとインストールが必要となります。

  • ※Zoomの設定は、Zoomマニュアルをご確認ください。
  • ※すでにZoomをインストール済みの場合も、最新版となるように事前に更新を行ってください。

Ⅲ. 視聴者からの質問受付について

発表内容に関する質問を当日視聴者から受付けしております。視聴者からの質問は、特設サイトで受付しており、運営事務局側でZoomの質疑応答欄にコピーいたします。

Zoomの画面中央を確認し、代読にて演者への質問をお願いいたします。

Ⅳ. 当日の運営方法

運営事務局でプログラムごとに、Zoomウェビナーを設定いたします。対象の先生方には事前にアクセスURLをメールにてお伝えしますので、当日はメールのURLをクリックするか、ミーティングIDを入力しご入室ください。

  • ※必ずプログラム開始30分前までにはZoomウェビナーに入室してください。
【当日の流れ】
セッション開始30分前入室(打合せがある場合は30分前以前から入室可) → 運営事務局と接続・操作確認 → 座長・演者事前打合せ、顔合せ → 開始時間まで待機 → 座長によるセッション開始 → ご発表 → プログラム終了後Zoomウェビナー退室
  • ★座長・演者に入室して頂くZoomの映像を特設サイトに通してLIVE配信いたします。視聴者(参加者)は、Zoomではなく、特設サイトにてLIVE映像を視聴しています。事前入室、確認、打合せなどの様子は視聴者には見えておりませんのでご安心ください。また、座長・演者としてプログラムに参加いただく場合の音声はZoomからのみ出力してください。ハウリングの原因になりますので、特設サイトを閉じておいてください。

Ⅴ. 注意事項

  1. 出来る限り安定したネットワーク環境(有線LAN推奨)で発表を行ってください。
    ネットワークが不安定だと、PPTスライドの共有に時間がかかったり、途中で画面がフリーズするなどの不具合が生じますので、事前にテストを行い発表に問題がないかどうか確認をお願いいたします。
  2. 当日は、ご発表プログラムの30分前に、ご案内のZoomウェビナーにご入室ください。
    (ZoomウェビナーURLは事前に運営事務局よりご案内をいたします)
  3. プログラムは日程表通りに進行致しますので、ご担当プログラム時間の厳守にお努めください。
  4. プログラム開始を宣言して頂き、プログラムをスタートさせてください。プログラム開始された後、演者の画面共有や音声が問題なく作動しているかご確認ください。演者がマイクOFF解除をし忘れていたり、PPTの画面共有がされていない場合はすみやかに演者に対応を伝えてください。(運営事務局側でもフォローいたします)

演者の皆様へ

Ⅰ. 講演時間

1. 特別講演の演者
個別にメールでご案内いたします。
2. シンポジウムの演者
個別にメールでご案内いたします。
発表時間および討論時間は、座長に従ってください。発表時間の厳守をお願いいたします。
3. 一般演題の演者
発表時間12分、質疑応答3分 計15分
座長に従い、発表時間の厳守をお願いいたします。

Ⅱ. 発表方法

1. 発表データの作成
Microsoft PowerPoint、Mac用Keynoteなどの発表ツールでの作成をお願いいたします。
OS、アプリケーションのバージョンは問いません。推奨サイズは、16:9です。
発表スライド2枚目に必ず利益相反状態を開示してください。
2. Zoomの準備(発表用PCへのダウンロード、インストール)
オンライン開催のため、WEB会議ツール「Zoom」を使用いたします。Zoomを初めて利用される場合は、事前にアプリケーションのダウンロードとインストールが必要となります。
  • ※Zoomの設定は、Zoomマニュアルをご確認ください。
  • ※すでにZoomをインストール済みの場合も、最新版となるように事前に更新を行ってください。
3. Zoomの共有機能の操作
プログラムのご発表時間になれば、Zoomの共有機能を用い画面共有しながらご発表をいただきます。
スムーズなご発表、時間厳守のため、開催までに操作方法の確認をお願いしたします。
  • ※発表データに動画がある場合は、下記注意事項の2.を参照ください。

Ⅲ. 当日の運営方法

運営事務局でプログラムごとに、Zoomウェビナーを設定いたします。対象の先生方には事前にアクセスURLをメールにてお伝えしますので、当日はメールのURLをクリックするか、ミーティングIDを入力しご入室ください。

  • ※必ずプログラム開始30分前までにはZoomウェビナーに入室してください。
【当日の流れ】
セッション開始30分前入室(打合せがある場合は30分前以前から入室可) → 運営事務局と接続・操作確認 → 座長・演者事前打合せ、顔合せ → 開始時間まで待機 → 座長によるセッション開始 → ご発表 → プログラム終了後Zoomウェビナー退室
  • ★座長・演者に入室して頂くZoomの映像を特設サイトに通してLIVE配信いたします。視聴者(参加者)は、Zoomではなく、特設サイトにてLIVE映像を視聴しています。事前入室、確認、打合せなどの様子は視聴者には見えておりませんのでご安心ください。また、座長・演者としてプログラムに参加いただく場合の音声はZoomからのみ出力してください。ハウリングの原因になりますので、特設サイトを閉じておいてください。

Ⅳ. 注意事項

  1. 出来る限り安定したネットワーク環境(有線LAN推奨)で発表を行ってください。
    ネットワークが不安定だと、PPTスライドの共有に時間がかかったり、途中で画面がフリーズするなどの不具合が生じますので、事前にテストを行い発表に問題がないかどうか確認をお願いいたします。
  2. 発表データに動画の埋め込みがある場合は、データ容量が大きく、Zoom共有でスムーズ再生されない場合がございます。そのような場合は、6月7日(月)までに運営事務局へお申し出いただき、発表動画データ(パワーポイントをmp4ファイルに変換した動画)を事前に運営事務局にお送りください。オンライン発表ではなく、発表時間に運営事務局側でmp4動画を配信いたします。
    この場合、座長から発表を促されたのちに発言し動画再生のキュー出しをお願いします。また動画終了後には質問への回答をお願いします。
  3. 当日は、ご発表プログラムの30分前に、ご案内のZoomウェビナーにご入室ください。
    (ZoomウェビナーURLは事前に運営事務局よりご案内をいたします)
    • ※当日はご自身の講演がスムーズに進行するように、発表時間が近づいたら、発表用データの画面共有やマイクOFFの解除などの準備をしてください。
      但し、プログラムで複数名発表者がいらっしゃる場合は、前の発表が終わらないうちに画面共有やマイクOFF解除はしないでください。
      前の発表中に画面共有を開始すると、前の発表が中断されてしまいますので、充分ご注意下さい。
  4. プログラムは日程表通りに進行致しますので、講演時間は厳守してください。
  5. 発表内容について、視聴者からの質問を受付しています。(特設サイトに書き込みがあった質問を運営事務局側でZoomチャットにコピーし、座長からの代読質問いたします)座長からの質問への回答をお願いします。
  6. 発表データはできるだけ大きな文字で作成をしてください。
    視聴者が見る際、画質にばらつきが出るため、小さな文字はつぶれて見えづらくなります。
  7. 2画面使用(デュアルディスプレイ)や発表者ツールは使わないでください。

Ⅴ. 発表時における利益相反の開示について

発表時には、利益相反状態の開示が必要になります。

発表時の利益相反スライド例は以下をご参照ください。

座長・演者の皆様へ共通のご案内

事前準備

  1. ①端末の準備・設定
    ZoomはWindows,Mac,Linux,iOS(iPad,iPhone等),Android(スマホ,タブレット等)に対応しています。参加には、処理能力の高い端末を使用される事をお薦め致します。端末の性能が低い場合、映像や音声が途切れたり、操作に時間がかかったりすることがありますので、十分ご注意下さい。
  2. ②ネットワークの準備・設定
    無線LANではなく、有線LANでの接続を推奨します。高速Wi-Fiであっても、利用場所や利用時間帯により、通信が安定しない場合があり、発表に不具合が出ているケースがございますので、できる限り有線LANを用いて接続してください。
    尚、学内ネットワークをご利用の場合は、事前にネットワーク管理者にZoomでの会議を予定している事を予め申請し、環境などご確認頂く事をおすすめします。
  3. ③カメラ、マイク、スピーカーの準備・設定
    1. 1)カメラの使用
      発表時、PC内蔵のカメラや外付けカメラがある場合はビデオ送信が可能です。
      座長、演者の先生方は、カメラをONにしてご発言をお願いします。
    2. 2)マイク、スピーカー
      ヘッドセット(マイク付きヘッドフォン)の使用を推奨いたします。
      相手の声が聞き取りやすく、ハウリング障害を防止する事ができます。

注意事項

  1. ①場所の確保
    発表や視聴に支障をきたさない様な場所の確保をお願いいたします。周囲の会話や電話で中断するケースが増えておりますのでご注意ください。
  2. ②電力消費が大きいので、バッテリーなど電源を確認してください。
  3. ③映像を映す際、関係のない方が映像に移り込まないようにご注意ください。
    バーチャル背景は、パソコンやインターネットの接続環境に負荷をかける原因にもなることを考慮願います。
  4. ④座長、演者ともに、ご自身の発言、発表以外は、カメラOFF、マイクOFFにしてください。
    マイクOFFになっていない場合、他の方の講演中もご自身の音声が視聴者に聞こえてしまいます。
    また、ハウリングの原因にもなりますので、マイクOFF/ONには充分ご注意ください。
    • ※ご発表中であっても、無用な音声が入るなど、プログラムの進行に支障をきたすと判断した場合は、運営事務局側から強制的に映像の切断やOFF操作を行う場合がありますので予めご了承ください。